Elektroniczne archiwum dokumentów
pierwszy tak kompletny system dla Twojej firmy
Rozwiązanie elliteq to przede wszystkim bezpieczeństwo i dostępność wszystkich dokumentów w Twojej firmie.
Nasz system możemy swobodnie dostosować zarówno do branży jak i do procesów, które chcesz usprawnić. Dzięki temu jest on z sukcesem wykorzystywany przez znane marki nie tylko na rynku polskim.
Korzyści z zastosowania Elektronicznego archiwum:
- Redukcja kosztów
- Szybkie wyszukiwanie
- Bezpieczeństwo danych
- Wzrost wydajności
- Automatyzacja procesów
- Ułatwienie pracy
Co zyskujesz?
Pomyśl jak wiele dokumentów jest tworzonych w firmie, jak wiele osób jest zaangażowanych w ich tworzenie. Ile osób je recenzuje i akceptuje. I wreszcie kto i jakie istotne zmiany w dokumencie wprowadził. Elektroniczne archiwum dokumentów elliteq zadba o zapewnienie jednolitych, zatwierdzonych standardów tworzenia, archiwizowania i zarządzania dokumentacją w Twojej firmie.
Dzięki elliteq organizacja archiwum zakładowego stanie się dużo prostsza, m.in. ze szczegółową i łatwo dostępną wiedzą „co, kto, kiedy” wykonał w związku z dokumentem, czy szybkim i skutecznym powiadamianiem o zdarzeniach z nim związanych. Będziesz miał również błyskawiczny dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie.
Masz zapewnione
Przede wszystkim dostaniesz profesjonalne narzędzie do sprawnego zarządzania zarówno dokumentami w formie zdigitalizowanej jak i archiwum fizycznym. Twoje koszty przechowywania i dostępu do dokumentów i ich treści zostaną znacznie zredukowane. Będziesz miał zapewnioną ochronę danych i w pełni kontrolowaną pracę z dokumentami. Błyskawicznie wyszukasz dowolny dokument oraz powiązane z nim sprawy.
elliteq umożliwi Ci zarządzanie cyklem życia dowolnego pliku komputerowego (w logice systemu DMS traktowanego jako dokument) oraz zeskanowanymi dokumentami papierowymi i przechowywanie wraz z ich metadanymi w bezpiecznym elektronicznym repozytorium.
- Gwarancja bezpiecznego przechowywania informacji,
- Kontrola dostępu: wysoko autoryzowany dostęp do wszelkich zabiegów na dokumencie (np. odczyt, edycja, utworzenie wersji, zmiana statusu),
- Śledzenie i trwała rejestracja dokonywanych zmian dokumentu i jego metadanych,
- Check in/Check out dokumentu,
- Redukcja przestrzeni i kosztów przechowywania,
- Bezpieczny i szybki dostęp do e-Archiwum przez Internet
- Automatyczne wersjonowanie dokumentu i metadanych.
Wiemy co jest ważne
aby archiwum elektroniczne było kompletne
Bezpieczeństwo danych
Raz wprowadzony dokument do archiwum do archiwum już nigdy nie zaginie. Dzięki tworzeniu zdefiniowanych uprawnień dostępu, system gwarantuje, iż do dokumentów wgląd będą miały wyłącznie uprawnione osoby. Dla każdego wprowadzanego dokumentu tworzona jest metryka, zawierająca jego charakterystykę (na podstawie wypełnionego formularza) i dane kluczowe.
Intuicyjny interfejs
Przejrzysty i intuicyjny interfejs oparty jest na hierarchicznej strukturze archiwum, gdzie użytkownik porusza się po drzewiastym systemie wirtualnych katalogów (odwzorowujących znanych mu porządek szaf, segregatorów, teczek), szybko wyszukując potrzebny dokument dzięki prostym lub zaawansowanym mechanizmom wyszukiwania.
Wielowymiarowe „drzewo powiązań”
Niezależnie od położenia dokumentów w drzewie archiwum, system umożliwia tworzenie powiązań i referencji pomiędzy dokumentami w różnych folderach, a także pomiędzy innymi obiektami systemu takimi jak: dokumenty, sprawy workflow, oraz użytkownicy, foldery itp.
Łatwe i szybkie wyszukiwanie
Do każdego zarchiwizowanego dokumentu tworzona jest indywidualna metryka, właściwa dla rodzaju dokumentu (faktur, umów, ofert, zamówień, reklamacji, arkusza budżetowego…). Dzięki temu błyskawicznie wyszukasz każdy dokument wg dowolnego kryterium, jak nazwa, typ, data utworzenia, autor wersji, data ważności, status, nadany kod kreskowy, projekt, kontrahent itp.
Dokumenty pod kluczem (elektronicznym)
Konstrukcja Serwera Archiwum gwarantuje bezpieczne przechowywanie informacji, zapewnia kontrolę dostępu na poziomie dokumentów, zasobów oraz procesów, a także szyfrowanie zasobów i komunikacji (protokół SSL, silne klucze zabezpieczające). Dokumenty mogą być autoryzowane i zabezpieczane kwalifikowanym podpisem cyfrowym.
Wyjątkowy mechanizm uprawnień
Dostęp do dokumentów i/lub jego metadanych uzyskiwany jest dzięki szczegółowym uprawnieniom nadawanym pojedynczym użytkownikom lub grupom. Dzięki temu dokument może mieć różne stopnie poufności w zależności od tego z jakimi uprawnieniami po niego sięga.
Spełnienie norm prawnych
Nasze rozwiązanie zapewnia wypełnienie norm związanych z systemami zapewnienia jakości (nadzorowanie dokumentacji i procedur, nadzorowanie zmian, reklamacje) i norm branżowych wymaganych w działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorstwo oraz każdych innych wymagań formalnych.
Log historii zdarzeń
Każde zdarzenie związane z dokumentem (np. podgląd, edycja, utworzenie wersji, zmiana metadanych, zmiana statusu, zapis na dysku…) jest automatycznie rejestrowane i przechowywane wraz ze stemplem czasowym i identyfikatorem użytkownika. Dzięki temu nie ma w firmie miejsca na anonimowość zdarzeń i decyzji.
